Introducción

Cuando tuve la oportunidad de ejercer como primer oficial, dediqué mucho tiempo y atención a asegurarme de que las actividades y operaciones de mi departamento se adhirieran estrictamente al Sistema de Gestión de la Seguridad (SMS). Lo que encuentro particularmente interesante del Código de Gestión de la Seguridad (ISM) es que, al establecer principios generales, provee a los operadores de los buques de un margen suficiente para imprimir su propia personalidad y cultura de seguridad en la operativa de sus buques.

Comprendiendo el Código ISM

El Código ISM constituye un marco fundamental, establecido por la Organización Marítima Internacional (IMO), para mejorar la seguridad de los buques y la prevención de la contaminación marina. Establece las responsabilidades de los armadores y operadores asegurando que sus buques se operan de manera segura y que los riesgos se gestionan de manera eficiente. El código está diseñado para promover una cultura de seguridad dentro de la industria marítima, fomentando la mejora continua y la adherencia a las buenas prácticas.

Auditoría interna del SMS

La auditoría interna del SMS supone un aspecto básico del Código ISM. Estas auditorías se llevan a cabo para verificar si las actividades relacionadas con la gestión de la seguridad cumplen con los requisitos del SMS. El proceso de auditoría implica varias fases, cada una de las cuales juega un papel vital para asegurar la efectividad y el cumplimiento del SMS propio.

Programación, preparación y planificación de la auditoría

Una adecuada programación, preparación y planificación son esenciales para el éxito de las auditorías internas del SMS. El Inspector o marine surveyor, cuando actúa como auditor interno designado por el operador, desempeña un papel clave en las fases de preparación y planificación, mientras que la programación es proporcionada por el propio operador del buque.

1. Programación de la auditoría:
   • Desarrollar e implementar un programa de auditoría interna del SMS.
   • Asegurar la cobertura de todos los elementos del SMS.
   • Hacer que la programación sea realista, teniendo en cuenta el tiempo y los recursos.

2. Preparación de la auditoría:
   • Identificar de antemano todos los requisitos aplicables a la auditoría.
   • Reunir la documentación necesaria:
     • Manuales del Sistema de Gestión de la Seguridad (SMS).
     • Informes de auditorías anteriores.

3. Planificación de la auditoría:
   • Establecer comunicación con el auditado de manera temprana.
   • Consensuar lo siguientes aspectos:
     • El calendario de la auditoría.
     • Áreas, actividades y personal a auditar.
   • Minimizar el impacto en las operaciones que se estén llevando a cabo de manera simultánea a la auditoría.

Fases de la auditoría ISM

1. Meeting inicial: La auditoría comienza con una reunión de apertura, presidida por el auditor principal. Durante esta reunión, se presenta al equipo de auditoría y se confirman el propósito, el alcance y la metodología de la auditoría. Esta reunión garantiza que todo el personal involucrado esté al tanto de los objetivos y procedimientos de la auditoría.
2. Auditoría del SMS: Constituye la fase principal de la auditoría e implica observar actividades, revisar documentación y entrevistar al personal. El auditor debe hacer referencia a las partes específicas del SMS que se estén auditando para verificar el cumplimiento con las políticas, procedimientos, instrucciones de trabajo y registros de la empresa.
3. Revisión de la auditoría: Después de la auditoría del SMS, el auditor principal y el equipo de auditoría (si lo hubiese) revisan los hallazgos. Esta revisión ayuda a identificar cualquier no conformidad o área que requiera mejora.
4. Reunión de cierre: La auditoría concluye con un meeting de cierre, donde el auditor principal presenta los hallazgos. Esta reunión incluye un breve recordatorio del alcance y propósito de la auditoría, una explicación de las no conformidades, y la firma de las mismas. El personal presente en la reunión de cierre debe incluir a quienes asistieron a la reunión de apertura y a cualquier personal adicional relevante para los hallazgos.
5. Informe de auditoría: Se prepara y documenta el informe de auditoría, que contiene todos los hallazgos. El informe incluye el plan de auditoría, la lista de comprobaciones de la misma, registros de las reuniones de apertura y cierre y el informe de no conformidades. El auditor principal mantendrá un archivo de auditoría, que contendrá toda la información relativa a la auditoría interna.
6. Cierre de las no conformidades: La fase final implica abordar y cerrar cualquier no conformidad planteada durante la auditoría. Existe un límite de tiempo máximo de tres meses para resolver las no conformidades. Si no se tratan dentro de este período, pasarán a ser no conformidades mayores, que requieren una acción correctiva inmediata.

Desafíos y soluciones

Aplicar el Código ISM y realizar auditorías internas conlleva ciertos retos. No siempre es fácil que todos los miembros de la tripulación comprendan y sigan plenamente los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad (SMS). Esto requiere formación continua y una buena comunicación. Además, las auditorías e inspecciones regulares, aunque esenciales para encontrar áreas de mejora y mantener el cumplimiento normativo, también requieren tiempo y esfuerzo.

Otro problema es el riesgo de desarrollar una “mentalidad de marcar la casilla”, donde el enfoque se desplaza a simplemente completar papeleo y cumplir con requisitos formales en lugar de abordar preocupaciones reales de seguridad operativa. Esta percepción puede hacer que la auditoría ISM y los procesos del SMS se sientan como una formalidad más, una carga adicional para los miembros de la tripulación ya sobrecargados de trabajo.

Para superar estos retos, es importante reducir y racionalizar la carga administrativa, involucrar de manera efectiva a la tripulación y hacedles ver los beneficios de tener un SMS consistente. Esto puede ayudar a hacer más fácil el cumplimiento y crear una verdadera cultura de seguridad.

Beneficios de las auditorías ISM

Los beneficios de las auditorías ISM son numerosos. Al promover una cultura de seguridad y fomentar la mejora continua, las auditorías ayudan a reducir el riesgo de accidentes e incidentes. También mejoran la eficiencia de las operaciones, llevando a una optimización de costes y a un mejor rendimiento. Además, el pleno cumplimiento con el Código ISM demuestra un compromiso con la seguridad y la protección ambiental, lo que puede mejorar la reputación del operador.

Conclusión

En conclusión, la auditoría interna del SMS es un componente vital del Código ISM. Sus fases bien estructuradas proporcionan un enfoque sistemático para verificar el cumplimiento e identificar áreas de mejora. Como Oficial Senior a bordo, he podido observar de primera mano el impacto positivo de las auditorías ISM en nuestras operaciones, y estoy seguro de que seguirán desempeñando un papel crucial en la promoción de la seguridad y el cumplimiento normativo dentro de la industria marítima.